私が打ち合わせでパソコンを使わない理由

ミーティング

こんにちは。タカギです。

今となっては打ち合わせやミーティングでノートパソコンやタブレットを用いて打ち合わせされる方が多い中、ノートなど筆記具を用いた打ち合わせは外回りの一部の営業しかみなくなったようにも思えます。

ちなみに私はお客様との打ち合わせではノートパソコンやタブレットを使って打ち合わせする時はホームページの画面確認のみ。ほとんど筆記具のみでノートパソコンは出しません。

では、なぜ私が筆記具というアナログ的な打ち合わせをするのか?そのあたり少し書いて行ければと思います。(かなり主観が入ってますw)

自己満でとにかくカッコつけていた

テラスでドヤ顔

かつて20代の頃はIT屋っぽい感じでノートパソコンを片手に打ち合わせに臨んだことがあります。なによりデキそうな感じがするんですよね。

「タカギさん、なんか仕事デキそう。カッコいい(/∀\*) ポッ

と言われたかはどうかは分かりませんが、「仕事デキそう」というお言葉はよく言われました。

これは「権威効果」の一種だと思います。社会経験が乏しい20代の若造にはノートパソコンというのは「権威効果」を倍増させる武器であり、それに浮かれていました。

それから何年かが経過し、

カフェテラスで「ノートパソコンを広げてドヤ顔する人」をよく見かけるようになり、通勤電車の中では周りの事も顧みず「ノートパソコンを広げてカタカタ打つ人」を見かけるようになりました。

(なんか控えめに言ってもダサい)

完全に主観なんですが、そう思えるようになってきました。

(まさか、自分もそのようにおもわれているのかな?)

と思うようになりました。今考えたら本当に自己満足だったですね。

書いたことは思い出せても打ったこと思い出せない

メモを取るビジネスマン

これは若い頃から今でも変わりないのですが、書いた事(描いた事も含む)というのは不思議なことにすべて思い出せなくても感覚的に思い出せるのですが、キーボードで打った内容というのは思い出せないことがよくあります。

これは私自信の能力や習慣の問題なのかも知れません。

「あとで分からなくなっても検索できるから便利♪」

という理由で一時期は内容をクラウドにまとめておく習慣を取ったこともありました。しかし、これが良くなかったのです。

最初は便利だと思いましたが「後で検索できるからいいや」という習慣が生まれてしまい、結果的に打った内容も思い出すことができなくなりました。

メモに対してタグ付けするという事も検討しましたが、次第にタグ付けもしなくなるので結果は同じでした。

パソコンにテキストとして保存してあるから安心というようなことをで、何かとおろそかになり、打ち合わせした内容を、覚えてないっていうことが、過去にありました。

手書き(手描き)は当時の状況もワンセットでなんとなく記憶残る

その点、メモを筆記具に置き換えたら不思議なんですよね。断片的ですが、その時の打ち合わせの状況などが何となく思い出せるのです。

(科学的にそういった内容がどこかにありそうですが個人の感想ということでw)

手書きで書くのが遅くなりそうであれば「ポイントとなる単語をまるで囲み」マトリクスのような図式にしたり、録音機器で補完するなどの対応で、断片的に記憶に残り、打ち合わせ後の生産性が向上するんじゃないかと個人的には思います。

(蛇足)かつての諸先輩たちは電話番号を覚えていた

今やスマホやクラウドの普及により馴染みがありませんが、
携帯電話がなかった時代の諸先輩方たちは「取引先の電話番号や意中の人の電話番号を覚えてた」という話を何度か聞く機会がありました。みなさんも一度は聞いたことがあるでしょう。

「ない」環境では覚えたり、メモをしたりと習慣づけされていますが、便利になった分、記憶力が衰退するというのは今の時代も同じなんでしょうね。

話は逸れましたが、筆記具を使ったメモはキーボードと比較し、
「出力(書く速度)も遅い」「検索もできない」等どう見てもノートパソコンの方が優位性にも見れますが、「記憶が残り」「理解が深まり」そして「目が疲れない」というメリットもあります。

打ち合わせで相手がどのように思っているのか?

ある日、お客様ではなく同業の方との打ち合わせをすることになりました。

先方はノートパソコンを持参。私は「重いから」という横着な理由でノートパソコンを持参せずプリントアウトした資料とノートを持参しミーティング開始。

膝を付け合わせながらのミーティングはかなり進むのですが、先方がパソコンをカタカタ打ちながら話を進めています。会話は成り立つのですが、先方の視線は私ではなくパソコンの画面。

ねぇ、ちょっと聞いてるの?

と彼女が彼氏に向かって話す「倦怠期のカップル」を連想させるような光景でした。
先方の方は男性でしたので(話聞いてる?)という感じではございますがw

本当に聞いているのか不安になるし、その会話の中で「カタカタ」とキーボードの音も不思議なことに不愉快な音に聞こえてきます。

(これって、お客様も同じことを思ってるのかな?)

これを真っ先に思いました。
後日お客様との商談でノートパソコンをやめて筆記具のみで参加しましたが、結果は商談成立。他の方とのミーティングにおいてもノートパソコンをやめて実践してみたら有意義なミーティングとなり良い結果を生む形になりました。

最近コピーライターのセミナーに参加し「効果的な取材方法について」の講義を受けた事がありましたが、その際も「ノートパソコンは便利だが相手が不快に思うからNG」という解説でした。

視覚的にパソコンが一つの壁を形成して、同じ画面を共有できない事から相手が不安になるという内容でした。(やはり、合っていたんだと)確信できた瞬間でした。

ノートはお客様も結構見ている

打ち合わせ

コミュニケーション向上にもなり顧客満足度向上にもつながる

手書きで書くことにより文字以外に絵を書いてお客様に説明するということも物理的に可能になるということでメリットがありますが、何よりお客様がその書いてるノートをチラチラ見ることが多かったです。

たとえば的外れの事を書いたとしたら

「タカギくん、それちゃうで。こうやで!」

と指摘されますし、書いた後にノートをお客様に

「これで合ってますよね?」

というようにコミュニケーションを取りながら確認することもできて一石二鳥です。

結果的にお客様にとっても「一緒に親身になって考えてくれる」と思ってもらえ、
結果顧客満足度の向上にもなり、打ち合わせ時間も短縮され、
より良いものも作成できる事が多いと思います。

だからといって、全く「ノートパソコンを使わない」というわけではありません。
お客様との距離感によってはノートパソコンで対応することもあれば、ボイスレコーダーのみで打ち合わせすることもあります。それどころか筆記具すら出さないで話す事もあります。

お客様との距離感や状況によって、メモをするものを変えてみてはいかがでしょうか?

まとめ

打ち合わせの用途にもよりますが、私の場合はお客様が何を求め、どのようにその内容を成果物として構成していくかだと思います。その為には同じ画面を共有することでよりよいものが出来上がると思います。

別にノートでなくてもタブレットのペンアプリを活用するというのであればデータでもの残るので使い方はあなた次第だと思いますが、今回の内容はあくまで個人的な経験をもとに書いているので参考程度に見て頂けれたら嬉しいです。

  • 個人的にダサく見えるようになってパソコンをやめたw
  • パソコン使っての打ち合わせは記憶力や想像力が低下し生産効率が上がらなくなる
  • ノートはお客様と意識合わせができるツールである

あとがき

今回ボイスレコーダーで下書きをした上で添削を行いましたが、予想以上に書き直しが増えました。ボイスレコーダーに録音する前も一度メモした方が良さそうかも知れませんねw

WEBの仕事はかれこれ20年近くしております。サイトを実際に組み立てるというよりかは、商品やパッケージ化が個人的には好き。