会議やミーティングの重要性

ミーティング

こんにちは。タカギです。

「ミーティングなんて無駄!」ということを耳にしたことがありますか?

ミーティングって何を話し合うんや?そんな時間あったら仕事したいわ!

私も制作会社に居た頃は同じような考え方でした。

当然ながらミーティングって場合によっては中身がないと無駄になることもあります。
しかし、ミーティングをしなかったらどのようになるのでしょうか?

過去の経験を元に「毎月定例ミーティングを行っていたケース」と「まったくミーティングをしなかったケース」を書いてみました。

定例ミーティングを行うケース

会議

当時は10人以下の小規模の事業所。各スタッフが完全分業制でそれぞれの分野仕事をしてました。定例ミーティングは月に1回。

どのスタッフも「普段の通常業務」+同時進行中の「プロジェクトの開発」を担当してました。

定例ミーティングまでの1ヶ月間の期間でもプロジェクトによっては「イレギュラー」な仕様変更があるのは日常茶飯事。いきなり緊急ミーティングなんて事もありました。

ちなみに当時私は経験値が足りず、ミーティングのミーティングをしていたなんて事もw

ミーティングでは議事録とレビューが大事

議事録

ミーティングは当時は社内の年長者が議事を進行。一番若いスタッフが書紀を担当。

私も書紀を長い期間担当し、先輩に教わりながら議事録はこんな感じでまとめてました。

  • 各担当の定期報告事項
  • 新たな報告、提案事項
  • 前回のミーティングでの懸案事項のおさらい
  • 今回のミーティングでの決定事項
  • 次回以降への懸案事項

ちなみに今も議事録を作成する時は、この書き方を使ってますw

作成された議事録を元に翌月のミーティングでレビュー(前回のおさらい)。
この議事録作成とレビューは基本中の基本ではありますが、かなり大事。

会社の事業規模や業種にもよりますが、小規模でもスタッフ全員の意識付けがなされます。

ちなみに定例ミーティングの練度が増してくると、議事録は各自が目を通しレビューも省略。
会議冒頭から前回の懸案事項の報告から始められる為、定期報告の時間が大幅に短縮されます。

結果「そんな話聞いてない」ということが少なくなり、むしろ「確認しないほうが悪い」という空気にもなってきます。

小さい会社なんやし、そんなミーティングなんてしょうもないやろ

これを見た方は、こういう風に思う方もいらっしゃるかと思います。
ではミーティングをしない場合はどのようになるでしょうか?

ミーティングをしなかったらどのようになるのか?

コーヒーミーティング

少数精鋭規模のチームなどの場合、何かと普段話している内容もミーティングに近い内容。一見、無駄のないミーティングで生産性も向上するようにも見えます。

先導するリーダーがしっかりしており、記録をする役目を持つ書紀的存在のスタッフがいればおそらく前者のような形式より無駄がなくプロジェクトが進行するかと思います。

しかし、行きあたりばったりだったりすると意思決定も曖昧、チーム内の意思決定が正式にきまっていないにも関わらず決まった事になっていたりとすると、また同じ説明をしたり議論を重ねるようになり、結果的にミーティングする時間より長くなるなんて事もあります。

もちろん、それがかえってより良い商品やサービスを生み出すのであれば問題ないと思います。

気の知れたスタッフ同士でも相手に甘えてしまい、ナアナアになってしまうなんてこともあるので仲の良い人ほどキチンとミーティングがオススメ。

何かをしながらというよりかは、キチンとミーティングの為に時間を儲けることで有意義なミーティングになると思いますよ。事前にChatWorkで軽くミーティングをして、あとで答え合わせなんていうのも良いかも知れませんね。

しかし予定調和は場合によっては無駄になることがある。

時間を短縮させるために、議事内容をまとめておき進行をすすめることは良いことですが会議を時間内で終わらせる為に予めわかった結論になるようであればミーティングはする必要はないような気がします。

無駄とは言いませんが、過去にやってみて合理的に進んだことはなかったかも知れないです。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回はミーティングについて少し書いてみました。個人的には最初は時間が掛かっても、多少無駄になってもミーティングはしておくべきという考え方です。

なれてくれば時間も短縮されるだけでなくしっかり中身のあるミーティングができると。最初から「無駄な時間を削減」を意識しているのはサボりたいのと同義をみえるような気がしますね。

  • ミーティングは議事録とレビューが大事。
  • ミーティングは回数を重ねれば時間は半分にもできる。
  • 仲が良い人ほときちんとミーティングはするべき。
  • 予定調和にならないようにする。

あとがき

今日は無理くりお題を準備し書いてみましたが、(客観的に読んで微妙な内容だな)って思いました。もしかしたら後日加筆するかもしれません。

そう言えば昨夜、緊急事態宣言が全面解除が決定されました。夜の街にもでることもなく、当初は私もツマラナイ日々だと思っていましたが慣れが続くというのもは不思議なもので今となっては「出かけたい!」という衝動も起きなくなってきました。

またこの緊急事態宣言で、コラムを書くきっかけにもなりましたのでできるだけ辞めることなく続けていけたらって思います。では。

出典

WEBの仕事はかれこれ20年近くしております。サイトを実際に組み立てるというよりかは、商品やパッケージ化が個人的には好き。